AINA CO., LTD(sau đây gọi là 'Công ty') tuân theo 「Luật Bảo vệ thông tin cá nhân」, xây dựng và công bố chính sách xử lý thông tin cá nhân như sau nhằm bảo vệ thông tin cá nhân, quyền và lợi ích của người dùng, cũng như để xử lý một cách thuận lợi những khiếu nại của người dùng liên quan đến thông tin cá nhân. Chính sách xử lý thông tin cá nhân được công khai ở cuối trang đầu tiên của trang web và có thể được thay đổi tùy theo những thay đổi về luật pháp, chỉ thị hoặc chính sách nội bộ của Công ty.

Chính sách xử lý thông tin cá nhân của Công ty bao gồm các nội dung sau đây.

1. Các mục thông tin cá nhân được thu thập và mục đích xử lý

Công ty không sử dụng thông tin cá nhân đã thu thập cho các mục đích khác ngoài các mục đích sau đây, và trong trường hợp mục đích sử dụng thay đổi, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết như nhận sự đồng ý riêng.
Trên trang web của chúng tôi, bạn có thể tự do truy cập vào nội dung mà không cần thủ tục đăng ký thành viên riêng. Tuy nhiên, để cung cấp dịch vụ một cách thuận lợi khi khách hàng để lại câu hỏi hoặc yêu cầu tư vấn, mua hàng và dịch vụ sau bán hàng (A/S), yêu cầu về chi nhánh/marketing, v.v., Công ty chỉ thu thập những thông tin tối thiểu cần thiết như sau.

※ Trong quá trình sử dụng trang web và di động, các thông tin như địa chỉ IP, cookie, lịch sử sử dụng dịch vụ, nhật ký truy cập, thông tin thiết bị đầu cuối có thể được thu thập tự động.

2. Thời gian lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân

1) Thông tin cá nhân của khách hàng được lưu giữ và sử dụng theo mục đích thu thập và sử dụng mà Công ty đã thông báo cho khách hàng, và sau khi kết thúc thời gian lưu giữ và sử dụng, thông tin đó sẽ bị hủy. Tuy nhiên, trong trường hợp cần phải bảo quản theo quy định của pháp luật liên quan, thông tin sẽ được bảo quản theo pháp luật đó.

2) Theo quy định của các luật liên quan như Luật Thương mại, Luật Bảo vệ người tiêu dùng trong giao dịch điện tử, v.v., những thông tin cá nhân cần được lưu giữ trong một khoảng thời gian nhất định vì các lý do như xác nhận mối quan hệ về quyền và nghĩa vụ sẽ được lưu giữ trong khoảng thời gian đó. Thông tin cá nhân được lưu giữ theo đó sẽ không được xem hoặc sử dụng cho bất kỳ lý do nào khác ngoài mục đích lưu giữ được quy định trong các luật liên quan, và thời gian lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân được thu thập như sau.

3) Thời gian bảo quản thông tin cá nhân được lưu giữ theo chính sách nội bộ của công ty như sau.

3. Trình tự và phương pháp hủy thông tin cá nhân

Về nguyên tắc, sau khi mục đích thu thập và sử dụng thông tin cá nhân đã đạt được, Công ty sẽ hủy thông tin đó không chậm trễ.
Trình tự và phương pháp hủy như sau.

1) Trình tự hủy
Thông tin của người dùng sau khi đạt được mục đích sẽ được chuyển sang một DB (Cơ sở dữ liệu) riêng (trường hợp là giấy thì chuyển sang hồ sơ riêng) và được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định theo chính sách nội bộ và các lý do bảo vệ thông tin theo luật định liên quan (tham khảo mục ‘2. Thời gian lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân’), sau đó sẽ bị hủy. Khi đó, thông tin cá nhân được chuyển sang DB sẽ không được sử dụng cho các mục đích khác ngoài mục đích được pháp luật quy định.

2) Phương pháp hủy
Thông tin cá nhân được lưu trữ dưới dạng tệp điện tử sẽ được xóa bằng phương pháp kỹ thuật không thể phục hồi lại bản ghi. Thông tin cá nhân được in ra giấy sẽ được hủy bằng máy hủy tài liệu hoặc tiêu hủy thông qua thiêu đốt.

4. Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba

Về nguyên tắc, Công ty không cung cấp thông tin cá nhân của người dùng ra bên ngoài. Tuy nhiên, các trường hợp sau đây là ngoại lệ.

1) Trường hợp người dùng đã đồng ý cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba
2) Trường hợp dựa trên luật pháp liên quan, hoặc khi có yêu cầu từ cơ quan điều tra theo trình tự và phương pháp được quy định trong pháp luật

5. Ủy thác xử lý thông tin cá nhân đã thu thập

Công ty không ủy thác thông tin cá nhân của người dùng cho các công ty bên ngoài mà không có sự đồng ý của người dùng.
Trong trường hợp phát sinh nhu cầu như vậy trong tương lai, chúng tôi sẽ thông báo cho người dùng về bên được ủy thác và nội dung công việc ủy thác, và sẽ nhận được sự đồng ý trước nếu cần thiết.

6. Quyền, nghĩa vụ của người dùng và người đại diện theo pháp luật và phương pháp thực hiện các quyền đó

1) Người dùng và người đại diện theo pháp luật có thể xem và sửa đổi thông tin cá nhân của người dùng đang được lưu trữ bất cứ lúc nào.

2) Để xem, sửa đổi, hoặc rút lại sự đồng ý về thông tin cá nhân của người dùng, bạn có thể yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc rút lại sự đồng ý sau khi trải qua quy trình xác minh danh tính thông qua Công ty (tham khảo mục ‘8. Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và dịch vụ khiếu nại dân sự liên quan đến thông tin cá nhân’)

3) Khi người dùng yêu cầu rút lại sự đồng ý, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết không chậm trễ, như hủy thông tin cá nhân đã thu thập để không thể khôi phục hoặc tái tạo lại, và khi nhận được yêu cầu xem hoặc cung cấp thông tin cá nhân từ người dùng, Công ty sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết không chậm trễ.

4) Khi nhận được yêu cầu sửa lỗi trong thông tin cá nhân, Công ty phải thực hiện các biện pháp cần thiết như sửa lỗi đó không chậm trễ hoặc thông báo cho người dùng lý do không thể sửa lỗi, và cho đến khi các biện pháp cần thiết được thực hiện, Công ty sẽ không sử dụng hoặc cung cấp thông tin cá nhân đó. Tuy nhiên, trong trường- hợp được yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân theo luật pháp liên quan, Công ty có thể cung cấp hoặc sử dụng thông tin cá nhân đó.

7. Các biện pháp đảm bảo an toàn cho thông tin cá nhân

Công ty đang thực hiện các biện pháp sau để đảm bảo an toàn cho thông tin cá nhân.

1) Giảm thiểu và đào tạo nhân viên xử lý thông tin cá nhân
Chúng tôi chỉ định và giới hạn nhân viên xử lý thông tin cá nhân ở mức tối thiểu, và đang thực hiện các biện pháp quản lý thông tin cá nhân bằng cách nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc quản lý thông tin cá nhân thông qua các buổi đào tạo định kỳ cho toàn thể nhân viên.

2) Chỉ định người chịu trách nhiệm thông tin cá nhân theo từng bộ phận
Chúng tôi chỉ định riêng người chịu trách nhiệm về thông tin cá nhân có cấp bậc từ quản lý trở lên cho từng lĩnh vực nghiệp vụ để kiểm tra việc thực hiện chính sách xử lý thông tin cá nhân và sự tuân thủ của người phụ trách, và nỗ lực sửa chữa, khắc phục ngay lập tức nếu phát hiện vấn đề. Tuy nhiên, Công ty không chịu bất kỳ trách nhiệm nào đối với các vấn đề phát sinh do rò rỉ thông tin cá nhân như ID, mật khẩu do sự bất cẩn của chính người dùng.

8. Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân và dịch vụ khiếu nại dân sự liên quan đến thông tin cá nhân

Để bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng và xử lý các khiếu nại liên quan đến thông tin cá nhân, Công ty đã chỉ định người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân như sau.

9. Phương pháp cứu trợ khi quyền lợi bị xâm phạm

Người dùng có thể liên hệ các cơ quan dưới đây để yêu cầu cứu trợ thiệt hại, tư vấn, v.v. về việc xâm phạm thông tin cá nhân.

1) Ủy ban hòa giải tranh chấp thông tin cá nhân: (không cần mã vùng) 1833-6972 (www.kopico.go.kr)
2) Trung tâm báo cáo xâm phạm thông tin cá nhân: (không cần mã vùng) 118 (privacy.kisa.or.kr)
3) Văn phòng Công tố viên Tối cao: (không cần mã vùng) 1301 (www.spo.go.kr)
4) Cơ quan Cảnh sát Quốc gia: (không cần mã vùng) 182 (ecrm.cyber.go.kr)

10. Nghĩa vụ thông báo và thay đổi chính sách xử lý thông tin cá nhân

Chính sách xử lý thông tin cá nhân này có hiệu lực kể từ ngày thi hành dưới đây, và trong trường hợp nội dung của chính sách xử lý thông tin cá nhân hiện tại thay đổi, chúng tôi sẽ thông báo qua trang web ít nhất 7 ngày trước khi sửa đổi.
Chính sách xử lý thông tin cá nhân này có hiệu lực từ ngày 1 tháng 11 năm 2023.